L’É-INVOICING ET LA CONNEXION DES FOURNISSEURS ET DES REVENDEURS D’UN DISTRIBUTEUR MONDIAL

La facturation électronique dans un écosystème technologique mondial

Des processus de travail plus efficaces et hautement automatisés qui apportent un taux d’erreur proche de zéro aux saisies manuelles d’informations!

UN PROCESSUS ENTIÈREMENT NUMÉRIQUE

L’élimination des factures papier et un archivage conforme aux principes comptables.

UN TRAITEMENT ACCÉLÉRÉ

Une vitesse de traitement élevée dans le traitement des commandes, de la logistique, des factures et des paiements

SANS AUCUN EFFORT MANUEL

L’élimination des efforts manuels élevés grâce au compacer B2B Gateway

PLUS DE TRANSPARENCE ET DE CONTRÔLE

Une vue d’ensemble claire de la disponibilité des marchandises, des prix, des articles et des informations de livraison ainsi que du traitement des factures et des paiements

Le projet en un coup d’œil

LE DÉFI

En raison de l’orientation internationale de l’entreprise, elle doit toujours embarquer de nouveaux concessionnaires et fournisseurs qui doivent être proprement connectés dès le début. De même, elle doit toujours ajouter de nouveaux produits pour lesquelles on doit créer de nouveaux jeux de données et en vérifier la disponibilité. Le nombre élevé de factures entrantes mensuelles associé aux articles constituent un problème en termes de ressources et de travail et n’offrent guère de possibilités aux fournisseurs et aux partenaires d’échanger des données de facturation de manière flexible. Mais en particulier, le travail manuel nécessaire à la réception des factures était excessif, très sujet aux erreurs, coûteux, puis un véritable excès de paperasserie. Il était également nécessaire d’ automatiser les processus afin d’apporter une valeur ajoutée au fournisseurs grâce à l’automatisation. Le manque de transparence et de contrôle dans le traitement des factures étaient un problème majeur, tout comme la grande quantité de factures entrantes sur papier.

NOTRE SOLUTION

L’objectif était de combiner les solutions EDI et e-Invoicing pour permettre une connexion numérique de tous les revendeurs et fournisseurs et garantir un déroulement réussi de tous les transactions. Grâce à compacer, un environnement d’embarquement automatique a été créé pour les nouveaux partenaires, c’est-à-dire, un moyen confortable et rapide de connecter numériquement les nouveaux revendeurs. Avec un réseau de plusieurs milliers de partenaires, cette caractéristique augmente la compétitivité. Nous avons également répondu aux nouvelles exigences, par exemple en installant un chat pour pouvoir demander la disponibilité des marchandises. Maintenant, les partenaires commerciaux de notre client disposent de différents canaux de communication pour récupérer les informations sur les articles, comme le prix actuel ou l’état des livraisons. Cette solution a été étendue par la plate-forme de facturation électronique compacer afin de créer des processus de travail plus efficaces et hautement automatisés. Grâce à la connexion, les factures sont reçues de manière conforme, automatique et numérique et peuvent être archivées sans intervention humaine. Le taux d’erreur dans la saisie manuelle des données est proche de zéro grâce aux formats de comptabilisation basés sur l’EDI et parce que les factures papier ne sont plus nécessaires, ce qui était très important pour notre client. Cela permet de réduire les coûts des processus et d’augmenter la vitesse de traitement des commandes, de la logistique, de la facturation et du traitement des paiements. Nous archivons actuellement près de 20 000 factures électroniques par mois sous forme conforme au PCGR – des factures qui étaient auparavant reçues en format papier.

Notre client

est un grossiste et distributeur mondial de matériel informatique, d'électronique grand public et de télécommunication avec des filiales en Amérique du Nord et du Sud ainsi qu'en beaucoup de pays européens. Le groupe forme un lien entre ses partenaires et fleurit dans un grand écosystème technologique. Cela implique aussi une demande continuelle des dernières tendances, solutions et produits qui doit être satisfaite, ce qui exige des services exceptionnels, des connaissances spécialisées et d'une réalisation rapide des technologies.