E-INVOICING EN KOPPELING MET HANDELAARS EN LEVERANCIERS VOOR EEN WERELDWIJDE DISTRIBUTEUR
e-invoicing binnen een wereldwijd technologisch ecosysteem
Efficiëntere, sterk geautomatiseerde bedrijfsprocessen en zo goed als foutloze handmatige verwerking
VOLLEDIG DIGITAAL
Geen papieren facturen meer en archivering conform de financiële richtlijnen.
TRANSPARANTIE EN MONITORING
Een nauwkeurig overzicht van de beschikbaarheid van goederen, prijs-, artikel- en leverinformatie en de verwerking van facturen en betalingen
Het project in vogelvlucht
DE UITDAGING
Vanwege het internationale karakter van deze distributeur sluiten er zich steeds meer nieuwe handelaars en leveranciers bij het netwerk aan. Dit vraagt van meet af aan om vlekkeloze onboarding. Daarnaast worden er voortdurend nieuwe producten toegevoegd. Die moeten in het systeem worden ingevoerd, en hun beschikbaarheid moet worden gecontroleerd. Het grote aantal maandelijkse inkomende facturen dat daarmee gepaard gaan leverde zowel vanuit technologisch als personeel opzicht problemen op. Leveranciers en partners beschikten nauwelijks over mogelijkheden voor een flexibele uitwisseling van factuurgegevens. Meer in het bijzonder was er sprake van een bijzonder hoge handmatige overhead tijdens de verwerking van facturen. Dit was een zeer foutgevoelig en kostbaar proces dat met een hoop papierwerk gepaard ging. Het was nodig om deze processen te automatiseren op een manier die ook meerwaarde opleverde voor de leveranciers. Een gebrek aan transparantie en monitoring tijdens de factuurverwerking vertegenwoordigde een belangrijk probleem, naast de grote papierstroom rond inkomende facturen.ONZE OPLOSSING
Het doel was om een combinatie van een EDI-oplossing en een e-invoicing-oplossing te implementeren. Digitale koppelingen met de netwerken van handelaars en leveranciers moesten als basis dienen voor een succesvolle factuurverwerking. Met de hulp van compacer werd een automatische onboarding-omgeving voor nieuwe partners ingericht. Deze omgeving voorzag in snelle en eenvoudige mogelijkheden voor het digitaal verbinden van nieuwe handelaars. Bij een netwerk van vele duizenden partners vertaalde dit in sterker concurrentievermogen. Er werden daarnaast diverse oplossingen gerealiseerd, zoals chat-technologie voor het opvragen van de beschikbaarheid van producten. Zakelijke partners van onze klant kunnen daarnaast een beroep op diverse digitale kanalen voor het opvragen van prijs- en leveranciersgegevens. Deze oplossing werd uitgebreid met het e-invoicing-platform van compacer. Dit droeg bij aan een sterke verbetering van de efficiënte en automatisering van bedrijfsprocessen. De koppeling zorgt ervoor dat alle facturen volledig voldoen aan de eisen van de wet- en regelgeving. Ze worden digitaal verwerkt en gearchiveerd. Het foutpercentage bij de handmatige verwerking bedraagt dankzij de op EDI gebaseerde accountingformaten bijna nul. Bovendien wordt een einde gemaakt aan de noodzaak van papieren facturen, iets wat voor onze klant zeer belangrijk was. Deze oplossingen droegen bij aan lagere proceskosten en een snellere verwerking van opdrachten, logistieke processen, facturen en betalingen. Momenteel archiveert de klant maandelijks bijna 20.000 gedigitaliseerde facturen die volledig voldoen aan de eisen van de financiële wet- en regelgeving (in dit geval de Duitse GoBD) en voorheen in papieren formaat werden ontvangen.
