INTERNATIONAAL FACTUREREN MET E-INVOICING
CENTRALE VERZENDING VAN ALLE INTERNATIONALE FACTUREN VIA EEN EN DEZELFDE INTERFACE
Implementatie van een centraal systeem voor uitgaande facturen met rechtsgeldige digitale handtekeningen en ondersteuning voor landspecifieke compliance-processen
Compliance
Dankzij de oplossing van compacer is het bedrijf in staat om te voldoen aan de contractuele verplichtingen en landspecifieke juridische eisen ten aanzien van internationale facturatie.
Verbeterde transparantie
Een transparante inrichting van de afzonderlijke processtappen waarborgt de traceerbaarheid en controleerbaarheid. Daarmee kunnen facturen worden gevolgd, bijvoorbeeld op basis van een ontvangstbevestiging
Het project in vogelvlucht
DE UITDAGING
Deze internationaal opererende aanbieder van zakelijke leasingoplossingen had met twee problemen te kampen:Ten eerste moesten er meer dan 4 miljoen facturen per jaar naar klanten in diverse EU-landen worden verzonden in aansluiting op de landspecifieke eisen. De verschillen in wetgeving tussen landen en de steeds hogere wettelijke eisen maakten het elektronische facturatieproces tot een bijzonder complexe aangelegenheid.
Ten tweede schortte het aan een transparant proces voor uitgaande facturen en integratie met interne IT-systemen. De daarmee gepaarde handmatige verwerking verhoogde de werklast van de verschillende afdelingen en IT-organisatie en nam daarnaast veel tijd van medewerkers bij internationale filialen in beslag.
Om de resulterende compliance-kloof te dichten en het volgen van facturen mogelijk te maken moest de factuurverwerking worden geautomatiseerd en via een centrale uitgaande interface worden aangestuurd.
ONZE OPLOSSING
Met ons e-invoicing-platform konden we beide problemen in één klap oplossen:Door integrale digitalisatie van het facturatieproces konden alleen inkomende facturen in het ERP-systeem van de klant worden vastgelegd en gearchiveerd en kon de uitwisseling van facturen volledig worden geautomatiseerd. Dit maakt het mogelijk om voor alle internationale rekeningen gebruik te maken van één interface voor de centrale verzending van facturen met digitale handtekeningen die aan de lokale wet- en regelgeving voldoen.
Tijdens de daaropvolgende stap worden de facturen aangepast aan de lokale eisen van elk land. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de door compacer aangeboden landspecifieke frameworks voor factuuroverdracht, zoals SDI/Fattura PA, PEPPOL, Facturae en eSPAP.
Dankzij deze oplossingen kunnen facturen op basis van diverse controleroutines en een digitale partnerdialoog worden gevolgd. Het gebruik van monitoringfunctionaliteit met edpem maakte het mogelijk om het hele proces op transparante wijze in te richten. Hiervoor was geen aanpassing van de ERP-systemen van de uiteenlopende Europese dochterondernemingen nodig. De oplossing van compacer voorziet in periodieke controles en koppelingen met diverse netwerken, zoals PEPPOL en Fattura PA. Dit waarborgt dat wijzigingen van de richtlijnen ten aanzien van digitale handtekeningen, verificatie, archivering, goedkeuringen en audits automatisch binnen het systeem worden toegepast en door de klant worden nageleefd bij de facturatie aan klanten.
