Es ist offiziell: Mit dem Beginn des Jahres 2025 wurde die E-Rechnungspflicht auch in Deutschland eingeführt. Das stellt Unternehmen, die noch nicht darauf eingerichtet sind, vor große Herausforderungen: Wie ändern sich die Prozesse? Welche technischen Anforderungen gibt es zu beachten? Wo genau besteht in Ihrem Rechnungsprozess gemäß der EU-Norm EN 16931 noch Handlungsbedarf? Doch keine Sorge, wir helfen Ihnen nicht nur dabei, Ihr Unternehmen E-Rechnung-ready zu machen, sondern bei der Umstellung das volle, digitale Potenzial Ihres Rechnungsprozesses auszuschöpfen.
Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:
Abschließend stellen wir Ihnen unsere interaktive Checkliste kostenlos zur Verfügung, mit der Sie in 3 einfachen Schritten den aktuellen Status Ihres Unternehmens in Bezug auf die EN 16931 überprüfen und daraus praktische Handlungsempfehlungen ableiten können.
Um zu verstehen, was die Einführung der E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen bedeutet, sollten Sie den Zeitplan und die Rahmenbedingungen kennen. Diese sind vom deutschen Gesetzgeber genau vorgegeben, um eine flächendeckende und reibungslose Einführung zu gewährleisten. Aus diesen Vorgaben können Sie dann den konkreten Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen ableiten. Denn je nach Format gibt es unterschiedliche Fristen. Verwenden Sie bereits ausschließlich elektronische Rechnungsformate, sollten Sie sich außerdem vergewissern, ob diese schon vollständig der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Gegebenenfalls müssen Sie hier noch an der einen oder anderen Stelle nachbessern.
Die Einführung von E-Rechnungen soll schrittweise erfolgen. Damit haben Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Systeme und Prozesse für einen reibungslosen Übergang. Bei den zeitlichen Übergangsfristen für E-Rechnungen wird zwischen Versenden und Empfangen unterschieden. Beim Empfangen von E-Rechnungen heißt das ausnahmslos:
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Behörden in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das heißt, der Rechnungsempfänger muss dann in der Lage sein, den XML-Datensatz zur Weiterverarbeitung zu visualisieren und zu archivieren. Die Visualisierung von Datensätzen erfolgt typischerweise innerhalb von (ERP-)Systemen. Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) bietet auch eine entsprechende Visualisierungskomponente an. Sie sind innerhalb eines Systems im XRechnungs-GitHub öffentlich verfügbar. Ist eine systemgestützte und automatisierte Verarbeitung der Rechnung nicht möglich, empfiehlt sich der Einsatz einer Visualisierungslösung, um potenzielle Fehler besser erkennen zu können. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Systeme, aber auch Ihre inneren Prozesse spätestens bis dahin vollständig EN 16931-konform anpassen müssen.
Hinsichtlich des Versandes findet eine stufenweise Einführung der E-Rechnung statt:
Wichtig zu wissen: Auch Rechnungssender müssen im Rahmen der Prozesse im Rechnungswesen in der Lage sein, sowohl den XML-Datensatz als auch die Originalrechnung zu visualisieren. Diese Funktion kann entweder in ein elektronisches Rechnungsausgangssystem integriert oder durch eine separate, dedizierte Visualisierungslösung bereitgestellt werden.
Hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen basiert die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend auf dem XRechnung-Standard. Dabei handelt es sich um eine XML-basierte Syntax. Hier sind zwei Varianten zugelassen: Cross Industry Invoice (CII) oder Universal Business Language (UBL). Sie erfüllen auch die EU-Norm EN 16931. Aktuell (Stand 03.04.2025) ist beim XRechnung-Standard nur die Version 3.0.1 zulässig. Die Nutzung von Extensions zur Abbildung erweiterter Angaben ist zulässig.
Ein wichtiges E-Rechnungsformat, das dem XRechnung-Standard entspricht, ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands). Der große Vorteil: es kann sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten in einem Dokument speichern. Dieses hybride Format kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) so entwickelt, dass es ebenfalls der EU-Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD kann in verschiedenen Geschäftsszenarien (B2B, B2G, B2C) verwendet werden. Es bietet damit eine vielseitige Lösung für Unternehmen und Behörden, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren müssen. ZUGFeRD ist aktuell ab Version 2.0.1 bis zur neuesten, derzeit 2.2, zulässig (Profile Basic, EN 16931 und Extended).
Entspricht das Empfangen und Versenden der E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen noch nicht der EU-Norm 16931, besteht für Sie also Handlungsbedarf. Allerdings gibt es bestimmte Ausnahmen, für die es ebenfalls eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht gibt.
Die E-Rechnungspflicht gilt zwar für alle Rechnungssteller und -empfänger, unabhängig davon, ob sie im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind. Das heißt, Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen oder an Behörden erbringen, müssen ihre Rechnungsprozesse auf die E-Rechnung umstellen. Das Gleiche gilt für Behörden, die Leistungen von Unternehmen erhalten.
Es gibt jedoch Ausnahmen für bestimmte Bereiche, in denen die Verwendung von E-Rechnungen noch nicht möglich oder praktikabel ist:
Nun ist klar, die E-Rechnungspflicht kommt in abgestuften Fristen und falls noch nicht geschehen, müssen Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten. Dazu müssen Sie zunächst ermitteln, wie der Status quo in Ihrem Unternehmen aussieht und daraus die ersten Schritte ableiten.
Zuerst sollten Sie einen Blick auf die Versandwege und die Formate werfen, mit denen Sie Rechnungen versenden und erhalten. So sehen Sie auch, in welcher Häufigkeit dies stattfindet. Eine einfache Tabelle hilft hier, einen schnellen Überblick zu bekommen:
(Abbildung aus unserer interaktiven Checkliste "In 3 Schritten zum EN 16931-konformen Rechnungsprozess")
Haben Sie diese Tabelle für sich ausgefüllt (möglich in unserer kostenlosen Checkliste), sehen Sie sofort, ob Sie im Zeitplan sind. Besteht für Sie noch Handlungsbedarf, erkennen Sie außerdem, wie umfangreich diese Umstellung sein wird. Auch sehen Sie sofort, an welchen Stellen noch die größten Herausforderungen liegen. Erhalten und versenden Sie zum Beispiel noch viele Papierrechnungen, sollten Sie bei der Umstellung hier die höchste Priorität setzen. Denn hier ist die Frist am kürzesten (bis 12.2026). Sekundäre Priorität haben dann das einfache PDF, EDIFACT und andere elektronische Formate mit strukturierten Daten, die jedoch nicht der EU-Norm EN 16931 entsprechen (bis 12.2027).
Als Nächstes müssen Sie relevante Systeme und Schnittstellen identifizieren, die für die EU-Norm gerechten Rechnungsaustausch bzw. -eingang berücksichtigt werden müssen. Ermitteln Sie dazu, welche zusätzlichen Daten zur Erstellung von E-Rechnungen benötigt werden. Nur so können Sie eine nahtlose Integration in Ihre FiBu-, ERP-, Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme gewährleisten. Auch sollten Sie darauf achten, ob die darin enthaltenen Daten regelkonform in Ihre Systeme, wie FiBu und ERP, abgelegt werden.
Dabei geht es nicht nur um das korrekte Auslesen und Erkennen der strukturierten Daten aus einer E-Rechnung. Ebenso wichtig ist das korrekte Decodieren aus XML und das vorgangsbezogene Speichern. Wichtig ist außerdem die Frage, ob Sie bereits eine EN 16931-kompatible Version Ihres Buchhaltungs-/ ERP-Systems besitzen. Ist dies der Fall, sollten Sie genau prüfen, ob Sie auch die Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche erfüllen. Auch sollten Sie danach schauen, ob die EN 16931-konformen Codes korrekt in Ihre Zielsysteme übersetzt werden. Diese sollten zudem so abgelegt werden, dass die Kreditorenbuchhaltung nahtlos damit arbeiten kann. Das betrifft ganz besonders den Rechnungstyp, rechnungsbegründende Anlagen und die Mengeneinheiten.
Als Letztes sollten Sie noch einen Blick darauf werfen, ob der Inhalt Ihrer E-Rechnungen EN 16931-konform angelegt ist. Dafür haben wir für Sie in unserer Checkliste unter anderem folgende wichtigen Punkte aufgelistet:
In unserer interaktiven Checkliste erhalten Sie darüber hinaus eine exakte Auflistung, in welcher Reihenfolge Sie die Inhalte der E-Rechnung anführen sollten, um der aktuellen Norm zu entsprechen.
Nun haben Sie von uns einen umfangreichen Überblick erhalten, auf welche Bereiche Sie sich in Ihrem Rechnungsprozess konzentrieren müssen, um der EN 16931-Norm vollumfänglich zu entsprechen. Um ganz sicherzugehen und für ein methodisches Vorgehen empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste In 3 Schritten zum EN-16931-konformen Rechnungsprozess kostenlos downzuloaden.
Dort listen wir für Sie in drei Schritten alle wichtigen Punkte detailliert und mit weiteren Zusatzinformationen auf, die Sie nach Erfüllung für sich abhaken können. So behalten Sie immer ganz genau im Blick, in welchen Bereichen für Sie noch Handlungsbedarf besteht, um vollständig EN 16931-ready zu werden. Außerdem zeigen wir Ihnen einen kinderleichten Weg, wie Sie nicht nur die EN 16931-Norm einhalten, sondern das volle Potenzial Ihres digitalen Rechnungsprozesses ausschöpfen, um auf diesem Wege Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Klicken Sie dazu auf den Button.