EN 16931: Sind Sie wirklich schon bereit für die E-Rechnungspflicht?

Es ist offiziell: Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht auch in Deutschland eingeführt. Das stellt Unternehmen, die noch nicht darauf eingerichtet sind, vor große Herausforderungen: Wie ändern sich die Prozesse? Welche technischen Anforderungen gibt es zu beachten? Wo genau besteht in Ihrem Rechnungsprozess gemäß der EU-Norm EN 16931 noch Handlungsbedarf? Doch keine Sorge, dieser Artikel wird Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihr Unternehmen E-Rechnung-ready zu machen, sondern bei der Umstellung das volle Potenzial auszuschöpfen.

Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:

• Welche Fristen und Rahmenbedingungen für den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von Rechnungen hinsichtlich der Rechnungsarten und -formate gesetzlich vorgeschrieben sind.
• Welche Rechnungen und Unternehmen von der E-Rechnungspflicht noch nicht betroffen sind und bei welchen Formaten für Sie besonders dringender Handlungsbedarf besteht.
• Eine Ist- und Soll-Analyse in den drei entscheidenden Bereichen Ihres Rechnungsprozesses: Rechnungsversand, Systemlandschaft, Rechnungsinhalt.
• Welche konkreten Handlungsempfehlungen sich speziell für Ihr Unternehmen daraus ergeben.

Abschließend zeigen wir Ihnen noch eine Vorgehensweise, mit der die technische Umsetzung der EN 16931-konformen E-Rechnung für Ihr Unternehmen zu einem Kinderspiel wird.

1. Rahmenbedingungen und Zeitplan zur Einführung von EN 16931-konformen E-Rechnungen in Deutschland

Um zu verstehen, was die Einführung der E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen bedeutet, sollten Sie den Zeitplan und die Rahmenbedingungen kennen. Diese sind vom deutschen Gesetzgeber genau vorgegeben, um eine flächendeckende und reibungslose Einführung zu gewährleisten. Aus diesen Vorgaben können Sie dann den konkreten Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen ableiten. Denn je nach Format gibt es unterschiedliche Fristen. Verwenden Sie bereits ausschließlich elektronische Rechnungsformate, sollten Sie sich außerdem vergewissern, ob diese schon vollständig der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Gegebenenfalls müssen Sie hier noch an der einen oder anderen Stelle nachbessern.

a. Zeitplan zur flächendeckenden Einführung der EN 16931-konformen E-Rechnung

Die Einführung von E-Rechnungen soll schrittweise erfolgen. Damit haben Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Systeme und Prozesse für einen reibungslosen Übergang. Bei den zeitlichen Übergangsfristen für E-Rechnungen wird zwischen Versenden und Empfangen unterschieden. Beim Empfangen von E-Rechnungen heißt das ausnahmslos:

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Behörden in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das heißt, der Rechnungsempfänger muss dann in der Lage sein, den XML-Datensatz zur Weiterverarbeitung zu visualisieren und zu archivieren. Die Visualisierung von Datensätzen erfolgt typischerweise innerhalb von (ERP-)Systemen. Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) bietet auch eine entsprechende Visualisierungskomponente an. Sie sind innerhalb eines Systems im XRechnungs-GitHub öffentlich verfügbar. Ist eine systemgestützte und automatisierte Verarbeitung der Rechnung nicht möglich, empfiehlt sich der Einsatz einer Visualisierungslösung, um potenzielle Fehler besser erkennen zu können. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Systeme, aber auch Ihre inneren Prozesse spätestens bis dahin vollständig EN 16931-konform anpassen müssen.

Hinsichtlich des Versandes findet eine stufenweise Einführung der E-Rechnung statt:

1. Der Versand von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungsformaten (z.B. PDF, EDI), die nicht EN 16931 konform sind, ist bis Ende 2026 zulässig. Die Übergangsphase soll allen betroffenen Unternehmen die nötige Zeit geben, ihre Systeme und Prozesse auf das Format der E-Rechnungen umzustellen.
2. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sein. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen E-Rechnungen an ihre Geschäftspartner ausstellen. Formate, die nicht EN 16931-konform sind, dürfen zwar auch nach dieser Frist versendet werden. Dies ist allerdings nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des jeweiligen Empfängers erlaubt. Hier müssen Sie also in die direkte Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten gehen. Außerdem sollten Sie überprüfen, ob die EN 16931-Anforderungen auch bei Ihren Partner-Unternehmen erfüllt sind.

Wichtig zu wissen: Auch Rechnungssender müssen im Rahmen der Prozesse im Rechnungswesen in der Lage sein, sowohl den XML-Datensatz als auch die Originalrechnung zu visualisieren. Diese Funktion kann entweder in ein elektronisches Rechnungsausgangssystem integriert oder durch eine separate, dedizierte Visualisierungslösung bereitgestellt werden.

b. Rahmenbedingungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss, um der EU-Norm EN 16931 zu entsprechen

Hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen basiert die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend auf dem XRechnung-Standard. Dabei handelt es sich um eine XML-basierte Syntax. Hier sind zwei Varianten zugelassen: Cross Industry Invoice (CII) oder Universal Business Language (UBL). Sie erfüllen auch die EU-Norm EN 16931. Aktuell (Stand 15.07.2024) ist beim XRechnung-Standard nur die Version 3.0.1 zulässig. Die Nutzung von Extensions zur Abbildung erweiterter Angaben ist zulässig.

Ein wichtiges E-Rechnungsformat, das dem XRechnung-Standard entspricht, ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands). Der große Vorteil: es kann sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten in einem Dokument speichern. Dieses hybride Format kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) so entwickelt, dass es ebenfalls der EU-Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD kann in verschiedenen Geschäftsszenarien (B2B, B2G, B2C) verwendet werden. Es bietet damit eine vielseitige Lösung für Unternehmen und Behörden, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren müssen. ZUGFeRD ist aktuell ab Version 2.0.1 bis zur neuesten, derzeit 2.2, zulässig (Profile Basic, EN 16931 und Extended).

Entspricht das Empfangen und Versenden der E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen noch nicht der EU-Norm 16931, besteht für Sie also Handlungsbedarf. Allerdings gibt es bestimmte Ausnahmen, für die es ebenfalls eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht gibt.

c. Wer ist von der E-Rechnungspflicht (vorerst) nicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt zwar für alle Rechnungssteller und -empfänger, unabhängig davon, ob sie im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind. Das heißt, Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen oder an Behörden erbringen, müssen ihre Rechnungsprozesse auf die E-Rechnung umstellen. Das Gleiche gilt für Behörden, die Leistungen von Unternehmen erhalten.

Es gibt jedoch Ausnahmen für bestimmte Bereiche, in denen die Verwendung von E-Rechnungen noch nicht möglich oder praktikabel ist:

• kleine Unternehmen, die nicht über die notwendige digitale Infrastruktur verfügen. Daher gilt für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Jahresumsatz von maximal 800.000 € hatten, eine Übergangsfrist bis Dezember 2027.
• Vollständig ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen unter 250 € gemäß § 33 UStDV.
• Fahrausweise gemäß § 34 UStDV
• Rechnungen an Verbraucher sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht betroffen.
• Bereiche, in denen der Austausch von Papierrechnungen weiterhin gesetzlich vorgeschrieben ist.

2. Erste Schritte für die Einführung der EN 16931-konformen E-Rechnung in Ihrem Unternehmen

Nun ist klar, die E-Rechnungspflicht kommt in abgestuften Fristen und falls noch nicht geschehen, müssen Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten. Dazu müssen Sie zunächst ermitteln, wie der Status quo in Ihrem Unternehmen aussieht und daraus die ersten Schritte ableiten.

Schritt 1: Aktueller Status des Rechnungsversandes

Zuerst sollten Sie einen Blick auf die Versandwege und die Formate werfen, mit denen Sie Rechnungen versenden und erhalten. So sehen Sie auch, in welcher Häufigkeit dies stattfindet. Eine einfache Tabelle hilft hier, einen schnellen Überblick zu bekommen:

Haben Sie diese Tabelle für sich ausgefüllt, sehen Sie sofort, ob Sie im Zeitplan sind. Besteht für Sie noch Handlungsbedarf, erkennen Sie außerdem, wie umfangreich diese Umstellung sein wird. Auch sehen Sie sofort, an welchen Stellen noch die größten Herausforderungen liegen. Erhalten und versenden Sie zum Beispiel noch viele Papierrechnungen, sollten Sie bei der Umstellung hier die größte Priorität setzen. Denn hier ist die Frist am kürzesten (bis 12.2026). Sekundäre Priorität haben dann das einfache PDF, EDIFACT und andere elektronische Formate mit strukturierten Daten, die jedoch nicht der EU-Norm EN 16931 entsprechen (bis 12.2027).

Schritt 2: Aktueller Status der Systemlandschaft

Als Nächstes müssen Sie relevante Systeme und Schnittstellen identifizieren, die für die EU-Norm gerechten Rechnungsaustausch bzw. -eingang berücksichtigt werden müssen. Ermitteln Sie dazu, welche zusätzlichen Daten zur Erstellung von E-Rechnungen benötigt werden. Nur so können Sie eine nahtlose Integration in Ihre FiBu-, ERP-, Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme gewährleisten. Auch sollten Sie darauf achten, ob die darin enthaltenen Daten regelkonform in Ihre Systeme, wie FiBu und ERP, abgelegt werden.

Dabei geht es nicht nur um das korrekte Auslesen und Erkennen der strukturierten Daten aus einer E-Rechnung. Ebenso wichtig ist das korrekte Decodieren aus XML und das vorgangsbezogene Speichern. Wichtig ist außerdem die Frage, ob Sie bereits eine EN 16931-kompatible Version Ihres Buchhaltungs-/ ERP-Systems besitzen. Ist dies der Fall, sollten Sie genau prüfen, ob Sie auch die Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche erfüllen. Auch sollten Sie danach schauen, ob die EN 16931-konformen Codes korrekt in Ihre Zielsysteme übersetzt werden. Diese sollten zudem so abgelegt werden, dass die Kreditorenbuchhaltung nahtlos damit arbeiten kann. Das betrifft ganz besonders den Rechnungstyp, rechnungsbegründende Anlagen und die Mengeneinheiten.

Schritt 3: Aktueller Status des Rechnungsinhaltes

Als Letztes sollten Sie noch einen Blick darauf werfen, ob der Inhalt Ihrer E-Rechnungen EN 16931-konform angelegt ist. Dafür haben wir für Sie folgende Strichliste:

• Sind die richtigen Syntaxen gewählt? (Cross Industry Invoice (CII) oder Universal Business Language (UBL))
• Sind alle Pflichtangaben vorhanden und korrekt dargestellt?
• Entsprechen die angewandten Formatierungen den gesetzlichen Vorgaben? (z.B. Datum, Beträge)
• Halten Sie die richtige Reihenfolge der Angaben ein?
• Sind die angegebenen Werte EN 16931-konform? Entstehen bei Datumsangaben und Beträgen keine Negativbeträge?
• Welche Prozesse sind beim Umgang mit Anhängen in Ihrem System implementiert? Wie sehen die Vorgänge beim Erkennen, ein- und ausbetten aus? In welcher Form wird gegebenenfalls in oder aus anderen Systemen vorgangsbezogen gespeichert?
• Welche Übermittlungswege sind in Ihrem Unternehmen vorhanden: Peppol, MFT, e-Mail, WebService etc.
• Hat die ID für Datumsangaben in allen Systemen die gleiche Bedeutung? (z.B. TT/MM/JJJJ oder MM/TT/JJJJ)

Können Sie alle diese Punkte mit Ja beantworten, ist Ihre Integration von E-Rechnungen in Ihr ERP-System 16931-konform.

Sollten allerdings in den drei genannten Schritten Ihres Rechnungsprozesses noch große Lücken bestehen, kann es sich für Sie lohnen, eine Plattform ins Auge zu fassen, die die Datenintegration für Sie übernimmt und all diese Lücken schließt.

3.edbic als optimale Plattform für den Einsatz von EN 16931-konformen Rechnungsprozessen

Genau hier kommt edbic ins Spiel. edbic ist nicht nur EN 16931-konform und bietet durch Automatisierung eine einfach umzusetzende Lösung. Es holt auch für Sie das Maximum an Effizienz und Transparenz bei der sicheren Abwicklung von E-Rechnungsprozessen heraus.

Was ist edbic: edbic ist eine innovative Datendrehscheibe von compacer, die die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Sie ist vielseitig einsetzbar und bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung und den Austausch von elektronischen Dokumenten und Daten. Dazu gehören selbstverständlich auch EN 16931-konforme E-Rechnungen.

9 starke Gründe, warum edbic für Sie die optimale Lösung ist:

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung: edbic automatisiert die Verarbeitung von E-Rechnungen vollständig und reduziert so die Fehleranfälligkeit und die Bearbeitungszeiten.
2. Optimierter Order-to-Cash-Prozess: Durch die Integration von E-Rechnungen in den Order-to-Cash-Prozess kann Ihr Unternehmen seine Zahlungsströme beschleunigen und seine Liquidität verbessern.
3. Digitale Buchhaltung: edbic ermöglicht die nahtlose Integration von E-Rechnungen in Ihre Buchhaltungssysteme und bietet so eine bessere Kontrolle Ihrer Finanzen.
4. Digitaler Rechnungseingang: Mit edbic können Sie E-Rechnungen direkt von Ihren Lieferanten erhalten und verarbeiten, was die Effizienz Ihrer Rechnungsbearbeitung steigert.
5. Anpassbare E-Rechnung-Funktionen: edbic bietet flexible Lösungen, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Dies ermöglicht auch eine optimale Integration in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse.
6. ZUGFeRD-Konformität: edbic ist mit dem in Deutschland üblichen ZUGFeRD-Standard kompatibel, was die reibungslose und rechtskonforme Verarbeitung von E-Rechnungen sicherstellt.
7. Datensicherheit: compacer ist ISO 27001 zertifiziert. edbic bietet damit die höchsten Standards bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit. Denn der ISO 27001-Standard gewährleistet, dass Ihre Daten optimal geschützt sind.
8. E-Rechnung auf der compacer Plattform: edbic bietet eine einheitliche Plattform für den Austausch und die Verwaltung elektronischer Dokumente. Sie ermöglicht es Ihnen, alle Ihre E-Rechnungen an einem Ort zu verwalten.
9. Unser cloudbasiertes compacer archive: Unser hauseigenes, digitales Archivierungssystem ist nicht nur mit edbic optimal abgestimmt, sondern auch DSGVO-konform. Zusätzlich ermöglicht es, Geschäftsdokumente schnell auffindbar und zugriffsgeschützt abzulegen. Außerdem werden sie revisionssicher und gemäß der Abgabenordnung AO archiviert. Dies garantiert Ihnen auch den Schutz vor Veränderung. Wichtig zu wissen: compacer archive kann auch ohne den Einsatz von edbic vollfunktionsfähig verwendet werden.

Zusammenfassend bedeutet das:

edbic stellt damit eine optimale Plattform für die 16931-konforme Einführung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen dar. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen, die Kompatibilität mit gängigen Standards wie ZUGFeRD und die Bereitstellung von sicheren und anpassbaren Lösungen bietet edbic eine effiziente und reibungslose Integration von E-Rechnungen in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse.

Mit edbic können Sie nicht nur Ihre Rechnungsbearbeitung EN 16931-konform beschleunigen und Ihre Finanzen besser kontrollieren. Auch höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung des Datenschutzes gemäß der DSGVO bei der Verarbeitung von E-Rechnungen sind gewährleistet.

Insgesamt ist edbic besonders in Verbindung mit compacer archive somit eine optimale Wahl für Ihr Unternehmen, wenn Sie den einfachen Weg zur Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse gehen und von den Vorteilen von E-Rechnungen profitieren möchten. Sehen Sie hier anhand beispielhafter Use Cases, wie wir mithilfe von edbic die E-Rechnung in zwei Unternehmen erfolgreich eingeführt haben:

• Großhändler in der IT-Unterhaltungselektronik
• Finanzdienstleister

Wirklich EN 16931-ready? Wir helfen Ihnen dabei, es herauszufinden!

Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserem Experten-Team, um mit uns gemeinsam herauszufinden, welche Voraussetzungen in Ihrem Rechnungsprozess noch erfüllt werden müssen, damit Sie auch garantiert EN 16931-ready sind. So erfahren Sie auch, welche weiteren Vorteile sich bei der Einführung von edbic in Ihrem Unternehmen ergeben.