Use Case: Compacer x Ukrainischer Hafenbetrieb

Die Herausforderung

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird es immer wichtiger, nicht nur die Anlagen und Maschinen der Häfen zu digitalisieren, sondern ebenso die beteiligten Personen des gesamten Hafen-Ökosystems in diesen Prozess mit einzubeziehen.

Denn auch die Geschäftsprozesse der Häfen entwickeln sich rasant weiter auf dem Weg hin zum e-Business, also papierlose digitale Prozesse und e-Commerce, vor allem im e-Ordering- und e-Payment Bereich. Vor dieser Herausforderung stand auch unser Kunde in der Ukraine. Das vorhandene Terminal Operation System (TOS) zielte in erster Linie darauf ab, die Bewegung und Lagerung verschiedener Arten von Fracht in und um den Hafen operativ zu steuern, deckte aber weder alle notwendigen Geschäftsprozesse ab noch waren die Vorgänge für die gesamte Nutzergemeinschaft, wie z.B. Spediteure, Zollabwicklung, Logistiker etc., transparent und nachvollziehbar. Beides sind jedoch Punkte, die für den Terminalbetrieb ausschlaggebend sind. All diese Probleme haben die Notwendigkeit geschaffen, der Hafengemeinschaft ein benutzerfreundliches modernes System bereitzustellen.

Es deckt alle bestehenden Geschäftsprozesse sowie den Informations- und Dokumentationsaustausch zwischen dem Terminal, den Kunden und allen weiteren Akteuren digital ab und ermöglicht allen Nutzern einen zuverlässigen, transparenten und kostenlosen Zugang. Ziel unseres Kunden war daher die Einführung eines Terminal Communication System (TCS), welches in Kombination mit dem vorhandenen Terminal Operation System den fehlenden notwendigen prozessualen Part abdeckt, als Terminal-Webshop für die Kunden fungiert und zudem alle relevanten Informationen für die Hafengemeinschaft transparent und in Echtzeit zur Verfügung stellt.

Mit diesem neuen System sollte zudem ein weiteres Ziel, die Umstellung von papiergestützten Dokumentenprozessen hin zu digitalisierten Prozessen, umgesetzt werden.

Die Lösung

Der Kunde entschied sich dafür, die compacer edbic Plattform als B2B-Integrationsplattform einzusetzen. Dadurch war es möglich, im ersten Schritt alle vorhandenen heterogenen und autonomen Anwendungssysteme wie z.B. ERP, TOS und weitere administrative Systeme der Hafen-Systemlandschaft prozessorientiert auf eine Plattform zu integrieren.

Im zweiten Schritt wurde dann das neue Terminal Communication System (TCS) auf die edbic Plattform integriert. Diese neu geschaffene e-Business Integrationsplattform fungiert nun als zentrale „Datendrehscheibe“ für unseren Kunden, seine Anwendungen und die gesamte Hafengemeinschaft. Sie stellt den Datenaustausch zwischen allen integrierten Systemen sicher und ist zum Kernstück aller operativen und logistischen Ströme geworden. Das Business Integration Cluster edbic schafft durch ein zentrales Monitoring und Reporting, Prüflogiken sowie vielfältiger Warn- und Alarmfunktionalitäten, nachvollziehbare automatisierte Geschäftsprozesse mit verbesserter Datenqualität.

Das alles trägt dazu bei, die Datenqualität und Transparenz innerhalb von Prozessen und die Kommunikation mit Reedereien, Zollbehörden, Spediteuren und anderen Partnern unseres Kunden zu verbessern und letztendlich auch Kosten einzusparen.

Ergebnis

Die Vernetzung des neuen Terminal Communication System als Client Web Portal mit dem bestehenden Terminal Operation System ermöglicht den Nutzern nun einen Zugriff auf detaillierte Daten per Echtzeit, macht sämtliche Abläufe rund um das Terminal transparent und schafft dadurch auch eine engere Zusammenarbeit des Hafenbetreibers mit seinen Kunden.

Anfragen in der Service-Hotline konnten dadurch um 80% reduziert werden und gehören nun der Vergangenheit an. Die Sicherstellung der Datenintegrität erfolgt dabei u.a. durch Änderungsgenehmigung auf Feldebene. Es kann somit seitens unseres Kunden immer nachvollzogen werden, wer was an Daten verändert hat und wer was verändern darf. Durch die Anbindung der administrativen Systeme, sogenannter Port Authority Systeme, an die edbic Integrationsplattform wurde ein Self-Service zur Autorisierung der LKW Be- und Entladung auf dem Hafengelände realisiert.

Die nun digitale Prozessabwicklung für das Container Ent- und Beladen auf Fremd-LKWs mittels eines Barcode Einlasspasses erfolgt einfacher, schneller und viel kundenfreundlicher. Die Integration des Telegram Messengers war technisch keine Herausforderung, hatte aber eine umso größere Wirkung. Dank dieses Messenger Dienstes ist es nun allen Hafenmitarbeitern und am Ökosystem Beteiligten möglich, auch ohne Laptop rein über das Handy überall und jederzeit auf die Daten des Systems zuzugreifen und relevante Informationen einzusehen. Bei diesem Projekt gilt es auch die sehr gute Zusammenarbeit mit dem Kunden und die schnelle Umsetzung hervorzuheben.

Warum lief es so gut? Unser Kunde sowie wir als compacer haben von Anfang an auf eine enge Zusammenarbeit und regelmäßiges Kundenfeedback gesetzt. Ebenso hat der Einsatz moderner Softwareentwicklungs-Frameworks und unser agiler Ansatz enorm zur Beschleunigung des Projekts beigetragen. Auch weiterhin stehen wir in engem Kontakt und erhalten wertvollen Input und Anfragen seitens des Kunden, was uns bei der internen Weiterentwicklung von edbic enorm hilft.