Le défi
En raison de l'orientation internationale de l'entreprise, de nouveaux distributeurs et fournisseurs arrivent constamment à bord et doivent être reliés proprement dès le début. De même, il y a toujours de nouveaux produits à créer et dont la disponibilité doit être vérifiée. Les factures entrantes élevées qui en résultent chaque mois posent un problème en termes de ressources et de travail et ne permettent guère aux fournisseurs et aux partenaires d'échanger des données de facturation de manière flexible. En particulier, la charge de travail manuelle pour la réception des factures était très élevée, sujette à des erreurs et coûteuse, et en outre très lourde en papier. Les processus devaient être automatisés afin d'apporter une plus-value au fournisseur grâce à l'automatisation. Le manque de transparence et de suivi au sein du traitement des factures a été un sujet majeur, tout comme le volume important de factures entrantes sur papier.
La solution
L'objectif était de créer une combinaison d'une solution EDI et d'une solution de facturation électronique, de sorte qu'une connexion numérique du réseau de distributeurs et de fournisseurs soit la base d'un traitement réussi. Ainsi, grâce à compacer, un environnement d'embarquement automatique a été créé pour les nouveaux partenaires - une possibilité confortable et rapide de relier numériquement les nouveaux commerçants. Dans un réseau de plusieurs milliers de partenaires, cette caractéristique augmente la compétitivité. De nouvelles exigences ont également été prises en compte, par exemple une technologie de chat pour la consultation de la disponibilité des marchandises. Ainsi, les partenaires commerciaux de notre client disposent de différents canaux numériques pour obtenir des informations sur les prix et la livraison des articles. Cette solution a été étendue avec la plateforme de facturation électronique compacer, ce qui a permis de créer des processus de travail plus efficaces et hautement automatisés. Grâce à la connexion, les factures sont reçues de manière conforme, automatisée et numérique et peuvent être archivées. Le taux d'erreur lors de la saisie manuelle est proche de zéro grâce aux formats de comptabilisation basés sur l'EDI et la nécessité de produire des factures papier disparaît, ce qui était très important pour notre client. Cela réduit les coûts de processus et augmente la vitesse de traitement dans le traitement des commandes, la logistique, le traitement des factures et des paiements. Actuellement, nous archivons électroniquement près de 20.000 factures par mois conformément à la GoBD, alors qu'elles étaient auparavant reçues au format papier.
Notre client
est un grossiste/distributeur mondial de produits informatiques et d'électronique grand public ainsi que de télécommunications, avec des filiales en Amérique du Nord et du Sud ainsi que dans de nombreux pays européens. Il est le lien avec ses partenaires et existe dans un grand écosystème technologique. Il s'agit notamment de répondre à la demande constante de nouvelles tendances, solutions et produits, ce qui passe par des services et une expertise exceptionnels et une mise en œuvre technique rapide.
EDI
