Consolidation des systèmes informatique

compacer harmonise les processus de facturation et les systèmes informatiques chez un leader du bricolage

L'utilisation de la plateforme de facturation électronique compacer a permis d'automatiser entièrement le traitement manuel des factures. L'intelligence artificielle et la capture de données sont utilisées pour reconnaître et traiter les données de facturation. L'intégration transparente avec le système SAP de l'entreprise permet un archivage simple, tandis que la surveillance est effectuée à l'aide d'edpem comme solution de monitoring.

La solution de facturation électronique améliore la transparence et la rapidité du processus de facturation

La mise en œuvre de notre plateforme de facturation électronique a permis un traitement rapide et rentable des factures et a non seulement amélioré la collaboration entre les différents services, mais aussi considérablement la qualité des données. En même temps, les coûts de stockage sont réduits et l'engagement des ressources internes est minimisé.

Transparence+

Grâce à la transparence dans les différentes interfaces de processus, les départements peuvent collaborer plus efficacement entre eux, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources précieuses.
> 85% Amélioration de la transparence

Minimisation des coûts de processus+

L'automatisation de bout en bout du processus de facturation permet de réduire considérablement les coûts de processus et de minimiser l'engagement des ressources internes.
> 45% Réduction des coûts de processus

Amélioration de la qualité+

La qualité des données a été considérablement améliorée grâce au contrôle et à la validation automatisés des factures ainsi qu'à l'enrichissement des données de base des factures.

>35% d'amélioration de la qualité

Le défi

L'entreprise reçoit jusqu'à 400.000 factures entrantes par an sous forme papier ou PDF, qui étaient traitées manuellement par une très grande structure organisationnelle. Comme les factures devaient être saisies, classées et vérifiées manuellement, le temps de traitement et le risque d'erreur qui en résultait étaient extrêmement élevés. D'autres services, tels que le service des contrats et des conditions et le service informatique, étaient également fortement sollicités, ce qui mobilisait de précieuses ressources internes. Un autre facteur critique était le manque de transparence de l'ensemble du processus de facturation, de la réception à l'émission des factures, avec tous les collaborateurs et services impliqués.

Afin de réduire la charge de travail manuel élevée et les coûts, le traitement des factures devait être automatisé. En outre, un contrôle en temps réel devait être intégré pour tous les services internes au moyen de monitorings, afin de rendre le processus de facturation transparent et de l'optimiser.

La solution

Le remplacement complet du traitement manuel des factures a été réalisé avec la plateforme de facturation électronique compacer et ses différents éléments clés intégrés : La validation des factures est effectuée à l'aide de l'intelligence artificielle et de la capture de données. Ainsi, les données non structurées sont lues, enrichies et traitées de manière automatisée par la reconnaissance automatique des caractéristiques de la facture et d'un ensemble de règles de contrôle des factures enregistrées (centre de coûts, objet de coûts, numéro de marché, etc.). L'implémentation de workflows de processus permet désormais de comparer les factures avec référence à la commande et à la livraison, ainsi que d'automatiser le contrôle des factures sans référence à la commande, en intégrant la gestion des contrats et l'encaissement des marchandises avec des processus de validation à plusieurs niveaux. L'intégration du système SAP du client a permis de mettre en œuvre l'archivage des factures ainsi qu'un tableau de bord.

Afin de rendre le processus de facturation global transparent et de l'améliorer, edpem a été implémenté comme solution de monitoring de bout en bout. Grâce à la surveillance, une vue d'ensemble du processus de facturation est désormais garantie, les problèmes sont détectés à temps et les responsables du processus sont informés en temps réel.

Notre client

est l'un des principaux exploitants de magasins de bricolage en Europe, avec actuellement un total de 160 grandes surfaces de bricolage et de jardinage ainsi que des boutiques en ligne dans neuf pays européens.

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Facturation électronique

Les entreprises sont confrontées à des questions très diverses lors de l'introduction de l'échange électronique de données de facturation et du choix de l'approche appropriée qui en découle.

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edpem est un système proactif de surveillance des événements de processus, il offre une vue de bout en bout des processus à l'échelle de l'entreprise et au-delà, et constitue ainsi un pont entre l'informatique, les départements spécialisés et la direction.