INTERNATIONALE RECHNUNGSSTELLUNG
MIT E-INVOICING

ZENTRALER RECHNUNGSAUSGANG FÜR ALLE INTERNATIONALEN RECHNUNGEN ÜBER EINE SCHNITTSTELLE

Etablierung eines zentralen Rechnungsausgang inkl. rechtskonformer Signatur und länderspezifischer Compliance-Vorgaben

EINHALTUNG DER COMPLIANCE

Der compacer Service ermöglicht die Einhaltung von Vertragsvereinbarungen sowie rechtlicher länderspezifischer Vorgaben bei internationaler Rechnungsstellung

SENKUNG VON PROZESS- UND BETRIEBSKOSTEN

Durch die Automatisierung werden Kosten durch Medienbrüche, fehlerhafte (manuelle) Informationsübertragung, langwierige Abstimmungsprozesse und störanfällige, oft langsame Verarbeitungsprozesse deutlich reduziert und interne Ressourcen entlastet

HERSTELLEN VON PROZESSTRANSPARENZ

Die geschaffene Transparenz der einzelnen Prozessschritte sichert die Nachvollzieh- und Prüfbarkeit und ermöglicht somit die Rechnungsnachverfolgung, z.B. durch die Bestätigung bei Rechnungsempfang

VERBESSERTER CASH FLOW

Durch die Integration einzelner IT-Systeme kommt es zur unternehmensübergreifenden Vernetzung, so dass Events überwacht und Daten in Reportings visualisiert werden. Die Rechnungsverarbeitung läuft damit effizienter

Das Projekt im Überblick

HERAUSFORDERUNG

Das international ausgerichtete Unternehmen hatte gleich an zwei Stellen zu kämpfen:
Zum einen mussten mehr als 4 Mio. Ausgangsrechnungen pro Jahr in verschiedenste EU-Länder gemäß den länderspezifischen Anforderungen versendet werden. Die unterschiedlichen rechtlichen Regelungen je Land und die ständig wachsenden gesetzlichen Vorschriften machten den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung entsprechend komplex.

Zum anderen existierte keine Transparenz im Rechnungsausgangsprozess sowie Integration in interne IT-Systeme. Durch die damit verbundene manuelle Bearbeitung wurden nicht nur der Fach- und IT-Bereich stark in Anspruch genommen, sondern auch Ressourcen aus den Ländergesellschaften gebunden.

Um das entstandene Compliance Gap zu schließen und die Rechnungsnachverfolgung zu ermöglichen, sollte die Rechnungsverarbeitung automatisiert und über eine zentrale Ausgangschnittstelle gesteuert werden.

UNSERE LÖSUNG

Mit unserer compacer e-Invoicing Prozessplattform konnten wir gleich beide Problemstellungen lösen:
Durch die Digitalisierung des Gesamtrechnungsprozesses werden nicht nur Eingangsrechnungen erfasst und im kundeneigenen ERP-System archiviert, auch der komplette Rechnungsaustausch ist automatisiert. Dies ermöglicht nun den zentralen Rechnungsausgang inkl. rechtskonformer Signatur über eine Schnittstelle für alle internationalen Rechnungen.
Die Anpassung der Rechnungen an das jeweilige Ausgangsland und seine lokalen Gegebenheiten erfolgt im nächsten Schritt über die von compacer bereitgestellten länderspezifischen Rechnungsübertragungsframeworks (SDI/Fattura PA, PEPPOL, Facturae, eSPAP etc.).

Durch diese Lösung können Rechnungen nun durch verschiedenste Prüfroutinen und einem digitalisierten Partnerdialog nachverfolgbar und der Prozess dank Monitoring mit edpem transparent gestaltet werden. Eine Anpassung des jeweiligen ERP Systems der europäischen Tochtergesellschaften war nicht nötig. Durch zyklische Überprüfung und die Anbindung an verschiedene Netzwerke, wie z.B. PEPPOL oder Fattura PA, stellt unser compacer Service zudem sicher, dass sich ändernde Vorschriften zu Signatur, Verifikation, Archivierung sowie Clearance-Regelungen und Post-Audit im System umgesetzt und bei Rechnungsstellung vom Kunden eingehalten werden.

Unser Kunde

ist ein globaler Finanzdienstleister mit Firmensitz in Deutschland. Er ist im Bereich Leasing von Bürokommunikationsprodukten tätig und besitzt Tochtergesellschaften in ganz Europa.