IT-System-Konsolidierung

compacer harmonisiert Rechnungsprozesse und IT-Systeme bei führendem Baumarktbetreiber

Durch die Nutzung der compacer e-Invoicing Plattform wurde die manuelle Bearbeitung von Rechnungen vollständig automatisiert. Künstliche Intelligenz und Data Capturing kommen dabei zur Erkennung und Verarbeitung der Rechnungsdaten zum Einsatz. Die nahtlose Integration mit dem firmeneigenen SAP-System ermöglicht eine unkomplizierte Archivierung, während die Überwachung mithilfe von edpem als Monitoring-Lösung durchgeführt wird.

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e-Invoicing Lösung schafft mehr Transparenz und Geschwindigkeit im Rechnungsprozess

Die Implementierung unserer e-Invoicing Plattform führte zu einer schnellen und kosteneffizienten Rechnungsbearbeitung und verbesserte nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, sondern auch die Datenqualität erheblich. Gleichzeitig werden Lagerhaltungskosten reduziert und die interne Ressourcenbindung minimiert

Transparenz+

Durch die Transparenz in den einzelnen Prozessschnittstellen können Abteilungen übergreifend effizienter zusammenarbeiten, was Zeit und wertvolle Ressourcen spart.
> 85% Verbesserte Transparenz

Prozesskostenminimierung+

Die durchgängige Automatisierung des Rechnungsprozesses ermöglicht eine deutliche Senkung der Prozesskosten und eine Minimierung der internen Ressourcenbindung.
> 45% Senkung der Prozesskosten

Qualitätsverbesserung+

Durch die automatisierte Prüfung und Validierungen der Rechnungen sowie die Anreicherung von Rechnungsstammdaten wurde die Datenqualität erheblich gesteigert.
>35% Qualitätsverbesserung

Die Herausforderung

Bis zu 400.000 Eingangsrechnungen pro Jahr erhält das Unternehmen in Papier bzw. PDF-Form, die von einer sehr großen Organisationsstruktur manuell bearbeitet wurden. Da die Rechnungen manuell erfasst, zugeordnet und geprüft werden mussten, war der Bearbeitungsaufwand und die damit verbundene Fehleranfälligkeit enorm hoch. Auch weitere Abteilungen wie das Vertrags- und Konditionswesen sowie die IT wurden dadurch stark in Anspruch genommen und somit wertvolle interne Ressourcen gebunden. Ein weiterer kritischer Faktor war die Intransparenz des gesamten Rechnungsprozesses vom Rechnungseingang bis hin zum Rechnungsausgang mit all seinen beteiligten Mitarbeitern und Abteilungen.

Um den hohen manuellen Aufwand und die Kosten zu senken, sollte die Rechnungsverarbeitung automatisiert werden. Darüber hinaus sollte eine Echtzeit-Überwachung für alle interne Abteilungen mittels Monitorings integriert werden, um den Rechnungsprozess transparent zu gestalten und zu optimieren.

Die Lösung

Die komplette Ablösung der manuellen Rechnungsbearbeitung wurde mit der compacer e-Invoicing Plattform und seinen verschiedensten integrierten Kernelementen umgesetzt: Die Rechnungsvalidierung erfolgt mittels Künstlicher Intelligenz und Data Capturing. Somit werden nicht-strukturierte Daten durch automatische Erkennung von Rechnungsmerkmalen und einem hinterlegtem Rechnungsprüfungsregelwerk (Kostenstelle, Kostenträger, Marktnummer etc.) automatisiert eingelesen, angereichert und verarbeitet. Die Implementierung von Prozessworkflows ermöglicht nun den Abgleich von Rechnungen mit Bestellbezug gegen die Bestellung und Lieferung sowie die Automatisierung der Rechnungsprüfung für Rechnungen ohne Bestellbezug unter Einbeziehung des Vertragsmanagement und der Warenvereinnahmung mit mehrstufigen Freigabeprozessen. Durch die Integration des Kundeneigenen SAP-Systems konnte die Archivierung der Rechnungen sowie ein Dashboarding umgesetzt werden.

Damit auch der Gesamtrechnungsprozess transparent gemacht und verbessert werden konnte, wurde edpem als End-to-End Monitoring Lösung implementiert. Durch die Überwachung wird nun der Gesamtüberblick über den Rechnungsprozess garantiert, Probleme werden frühzeitig erkannt und die Prozessverantwortlichen in Echtzeit benachrichtigt.

Unserer Kunde

ist einer der führenden Baumarktbetreiber in Europa mit aktuell insgesamt 160 großflächigen Bau- und Gartenmärkten sowie Onlineshops in neun Ländern Europas.

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In Unternehmen bestehen unterschiedlichste Fragestellungen bei der Einführung des elektronischen Rechnungsdatenaustausches und der damit verbundenen Wahl der geeigneten Herangehensweise.

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edpem ist ein proaktives Process-Event-Monitoring-System, bietet eine unternehmensweite und -übergreifende End-to-End Sicht auf Prozesse und bildet so eine Brücke zwischen IT, Fachabteilungen und Management.