E-INVOICING BEI EINEM DER FÜHRENDEN BAUMARKTBETREIBER IN EUROPA
ABLÖSUNG DER MANUELLEN RECHNUNGSERFASSUNG DANK AUTOMATISIERUNG
E-Invoicing Prozesslösung mit technischen und fachlichen Prozessen auf einer zentralen Plattform
TRANSPARENZ IM RECHNUNGSPROZESS
Durch die Transparenz in den einzelnen Prozessschnittstellen können Abteilungen übergreifend effizienter zusammenarbeiten, was Zeit und wertvolle Ressourcen spart
SENKUNG DER PROZESSKOSTEN
Die durchgängige Automatisierung des Rechnungsprozesses ermöglicht eine deutliche Senkung der Prozesskosten und eine Minimierung der internen Ressourcenbindung
Das Projekt im Überblick
HERAUSFORDERUNG
Bis zu 400.000 Eingangsrechnungen pro Jahr erhält das Unternehmen in Papier bzw. PDF-Form, die von einer sehr großen Organisationsstruktur manuell bearbeitet wurden. Da die Rechnungen manuell erfasst, zugeordnet und geprüft werden mussten, war der Bearbeitungsaufwand und die damit verbundene Fehleranfälligkeit enorm hoch. Auch weitere Abteilungen wie das Vertrag- und Konditionswesen sowie die IT wurden dadurch stark in Anspruch genommen und somit wertvolle interne Ressourcen gebunden. Ein weiterer kritischer Faktor war die Intransparenz des gesamten Rechnungsprozesses vom Rechnungseingang bis hin zum Rechnungsausgang mit all seinen beteiligten Mitarbeitern und Abteilungen.Um den hohen manuellen Aufwand und die Kosten zu senken sollte die Rechnungsverarbeitung automatisiert werden. Darüber hinaus sollte eine Echtzeit-Überwachung für alle interne Abteilungen mittels Monitorings integriert werden, um den Rechnungsprozess transparent zu gestalten und zu optimieren.
UNSERE LÖSUNG
Die komplette Ablösung der manuellen Rechnungsbearbeitung wurde mit der compacer e-Invoicing Plattform und seinen verschiedensten integrierten Kernelementen umgesetzt: Die Rechnungsvalidierung erfolgt mittels Künstlicher Intelligenz und Data Capturing. Somit werden nicht-strukturierte Daten durch automatische Erkennung von Rechnungsmerkmalen und einem hinterlegtem Rechnungsprüfungsregelwerk (Kostenstelle, Kostenträger, Marktnummer etc.) automatisiert eingelesen, angereichert und verarbeitet. Die Implementierung von Prozessworkflows ermöglicht nun den Abgleich von Rechnungen mit Bestellbezug gegen die Bestellung und Lieferung sowie die Automatisierung der Rechnungsprüfung für Rechnungen ohne Bestellbezug unter Einbeziehung des Vertragsmanagement und der Warenvereinnahmung mit mehrstufigen Freigabeprozessen. Durch die Integration des Kundeneigenen SAP-Systems konnte die Archivierung der Rechnungen sowie ein Dashboarding umgesetzt werden.Damit auch der Gesamtrechnungsprozess transparent gemacht und verbessert werden konnte, wurde edpem als End-to-End Monitoring Lösung implementiert. Durch die Überwachung wird nun der Gesamtüberblick über den Rechnungsprozess garantiert, Probleme werden frühzeitig erkannt und die Prozessverantwortlichen in Echtzeit benachrichtigt.
