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TRANSPARENCE TOTALE ET ACCES AUX INFORMATIONS D‘UN PORT UKRAINIEN GRACE A LA MISE EN RESEAU ET A L‘INTEGRATION B2B

Amélioration de la communication et de la collaboration au niveau de l‘ensemble de l‘écosystème portuaire grâce à l‘automatisation et à la surveillance des processus, et informations en temps réel

Efficacité accrue


Le passage de processus manuels basés sur le papier à des processus commerciaux numériques accélère le traitement et réduit, en outre, les sources d‘erreur manuelles.

Intégration et mise en réseau du port

L‘intégration de tous les systèmes informatiques du port permet une mise en réseau inter-entreprises, de sorte que les processus peuvent être surveillés et les données en temps réel visualisées dans des rapports.

Économie de coûts


L‘automatisation des processus commerciaux et l‘augmentation de la vitesse de transfert offrent un potentiel d‘économies de coûts considérable.

Transparence


La plateforme d‘intégration e-business edbic permet, en tant que plaque tournante de données, la transparence totale des processus et ainsi la traçabilité, de même qu‘une meilleure collaboration au niveau de l‘ensemble de l‘écosystème portuaire et de ses prestataires de services.

Le projet en bref

Situation initiale

Dans le cadre de la digitalisation croissante, il devient de plus en plus important, non seulement de numériser les installations et les machines portuaires, mais également d‘impliquer dans ce processus les personnes concernées de l‘intégralité de l‘écosystème portuaire. En effet, les processus commerciaux des ports évoluent, eux aussi, très rapidement vers le e-business, c‘est-à-dire vers les processus numériques dématérialisés et le e-commerce, en particulier dans le domaine des commandes et du paiement électroniques.

C‘est également le défi que devait relever notre client à Odessa, Ukraine. Le Terminal Operation System (TOS) avait principalement pour objet la gestion opérationnelle des mouvements et du stockage de différents types de fret à l‘intérieur et autour du port, mais ne couvrait pas la totalité des processus commerciaux, et les processus n‘étaient pas non plus transparents et traçables pour l‘ensemble des utilisateurs, comme par exemple les transporteurs, les autorités douanières, les logisticiens etc. Deux éléments pourtant essentiels pour l‘exploitation du terminal.

Tous ces problèmes ont entraîné la nécessité de mettre à la disposition de la communauté portuaire une système moderne et convivial. Celui-ci couvre tous les processus commerciaux existants ainsi que l‘échange numérisé d‘informations et de documents entre le terminal, les clients et tous les autres acteurs et fournit à tous les utilisateurs un accès fiable, transparent et gratuit.

L‘objectif de notre client était en conséquence la mise en place d‘un Terminal Communication System (TCS) qui, en combinaison avec le Terminal Operation System existant, couvrirait la part manquante des processus requis, ferait office de boutique en ligne du terminal pour les clients, et mettrait également à la disposition de la communauté portuaire toutes les informations pertinentes de manière transparente et en temps réel. Ce nouveau système a également pour but de permettre le passage de processus de gestion des documents basés sur le papier à des processus numérisés.

Mise en œuvre

Le client a décidé d‘utiliser la plateforme compacer edbic en tant que plateforme d‘intégration B2B. Il a ainsi été possible, en un premier temps, d‘intégrer tous les systèmes d‘application hétérogènes et autonomes comme ERP, TOS et d‘autres systèmes administratifs de l‘environnement système du port, sur une plateforme orientée processus. Dans un deuxième temps, le nouveau Terminal Communication System (TCS) a été intégré à la plateforme edbic.

Cette nouvelle plateforme d‘intégration e-business fonctionne comme une « plaque tournante de données » centralisée pour notre client, ses applications et l‘ensemble de la communauté portuaire. Elle sécurise l‘échange de données entre tous les systèmes intégrés et est désormais au cœur de tous les flux opérationnels et logistiques. Grâce à un monitoring et un reporting centralisés, à des logiques de contrôle et à de multiples fonctionnalités d‘avertissement et d‘alerte, le cluster d’intégration métier edbic génère des processus commerciaux automatisés et traçables avec des données de meilleure qualité. Tout cela contribue à améliorer la qualité des données et la transparence des processus ainsi que la communication avec les compagnies maritimes, les autorités douanières, les transporteurs et autres partenaires de notre client et, au bout du compte, à économiser des coûts.

Quelques exemples

• La mise en réseau du nouveau Terminal Communication System en tant que portail web client avec le Terminal Operation system existant permet désormais aux utilisateurs d‘avoir accès à des données détaillées en temps réel, assure la transparence de toutes les opérations autour du terminal et une collaboration plus étroite entre l‘exploitant du port et ses clients. Les demandes auprès du service d‘assistance en ligne ont ainsi pu être réduites de 80 % et appartiennent désormais au passé. La garantie de l‘intégrité des données est assurée, entre autres, par l'autorisation de modification au niveau du champ. Notre client a ainsi toujours la possibilité de savoir qui a modifié quoi dans les données et qui a le droit de modifier quoi.

• Le raccordement des systèmes administratifs, appelés « Port Authority Systems » à la plateforme d‘intégration edbic a permis la création d‘un libre-service pour l‘autorisation du chargement et du déchargement des camions dans la zone portuaire. Le processus dorénavant numérique de chargement et de déchargement des conteneurs sur des camions tiers via un badge d‘accès à code-barres est plus simple, plus rapide et beaucoup plus convivial.

• L‘intégration de Telegram Messenger n‘a pas représenté un défi sur le plan technique mais a eu un impact d‘autant plus important. Grâce à ce service de messagerie, tous les employés du port et les personnes impliquées dans l‘écosystème peuvent accéder partout et à tout moment aux données du système et consulter les informations importantes, même sans ordinateur portable, uniquement à l‘aide de leur smartphone.

Dans le cadre de ce projet, il convient également de souligner l‘excellente collaboration avec le client et la rapidité de la mise en œuvre. Pourquoi cela a-t-il si bien fonctionné ? Notre client ainsi que nous-mêmes en tant que compacer avons misé, dès le départ, sur une collaboration étroite et un feedback régulier de la part du client. De même, l‘utilisation de cadres de développement logiciel modernes et notre approche agile ont énormément contribué à l‘accélération du projet. Nous restons en contact étroit et recevons de précieux renseignements et demandes de la part de notre client, ce qui nous aide beaucoup pour le développement interne d‘edbic.

La valeur ajoutée pour le client :

Transparence & communication

Le nouveau Terminal Communication System (TCS) a été très bien accueilli par la communauté portuaire. La nouvelle transparence, l‘échange numérique d‘informations ainsi que la fiabilité de la documentation ont été déterminants´. Mais tous ont été agréablement surpris par l‘étendue des fonctionnalités couvertes par le nouveau système et par la qualité et la fluidité de la communication qui en résulte pour les différents acteurs de l‘écosystème portuaire.

Processus numériques

De même, le passage de processus manuels sur papier à des processus numériques a permis une augmentation considérable de l‘efficacité des processus commerciaux, aussi bien pour les clients que pour le terminal. Les visites physiques des clients au terminal ont été réduites au minimum car, grâce à l‘accès numérique au système, elles sont devenues superflues. Cela a énormément simplifié le travail quotidien, notamment pendant la pandémie. Parallèlement, une nouvelle génération de processus e-business a fait son entrée dans la culture de travail des collaborateurs. Le traitement numérique des documents juridiques tels que les procurations, la signature numérique, le cryptage, les contrats numériques a ainsi ouvert de nouvelles possibilités jusque-là inédites.

Gestion proactive

Notre cluster d’intégration métier edbic a permis une gestion proactive de l‘ensemble de la chaîne des processus du terminal qui a élargi le rayon d‘action de l‘écosystème portuaire et de tous les acteurs. Exploitants du terminal, transporteurs, compagnies ferroviaires, chargeurs, entreprises de logistique, autorités douanières pour n‘en citer que quelques-uns - chacun y trouve son compte et en retire un bénéfice considérable.

Notre client

est le plus grand port maritime d‘Ukraine et l‘un des plus grands ports de la Mer Noire. Il possède le plus grand terminal d‘Ukraine pour le pétrole et le gaz, et sa capacité annuelle s‘élève à environ 40 millions de tonnes de marchandises en vrac et 25 millions de tonnes de marchandises liquides. En outre, les dépôts de carburant et les quais sont directement reliés à des pipelines et le port possède une connexion au réseau ferroviaire.

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